LMS – System do zarządzania szkoleniami i kursami językowymi

Szukałem systemu klasy LMS który umożliwiałby bez zbytniego zachodu zarządzanie szkoleniami i kursami językowymi firmie która się tym zajmuje – na przykład szkole językowej czy firmie edukacyjnej i szkoleniowej. Albo ośrodku szkolenia kierowców.

Problem – szkolenia na odległość

Nie, nie chodzi tutaj o e-learning. Chodzi po prostu o to, że Twoja szkoła językowa czy firma szkoleniowa ma siedzibe w Bydgoszczy a właśnie wygrała przetarg na naukę w Katowicach w Wielkiej Międzynarodowej Korporacji. Albo mAŁYM uRZĘDZIE pOWIATOWYM. Udało Ci się zorganizować tam lektorów/wykładowców którzy przeprowadzą szkolenie. Będą Ci raportować w Excelu listy obecności, materiał który przerabiali ze słuchaczami, wystawią ocenę postępów w nauce które później ty pokażesz klientowi. Razem z zestawieniami ile powinien Ci zapłacić. Aha, i musisz jeszcze wiedzieć ile masz zapłacić wykładowcy. I jego zastępcom jeżeli ten się rozchoruje.
Fajnie? Fajnie! Pomyśl, wygrywasz coraz więcej przetargów, uczysz coraz więcej firm. Otrzymujesz coraz więcej plików w Excelu od coraz większej liczby lektorów, musisz je poukładać stworzyć kolejne pliki, tym razem dla firm które zleciły ci szkolenie. No i rozliczenia z lektorami… Ucząc 5 grup w 5 różnych lokalizacjach przez 5 różnych lektorów – jeszcze się da. Ale wygrywasz coraz więcej przetargów! Masz coraz więcej słuchaczy, kursów, klientów, lektorów! Na Excelu długo nie pociągniesz. Musisz mieć system, który będzie myślał za Ciebie.
Po to właśnie powstał SOBS.

LMS – Czego dokładnie potrzebowałem?

Aplikacji internetowej (PHP, MySQL) która umożliwiałaby administrację kilkudziesięcioma klientami z których każdy ma przypisanych kilkanaście kursów na które uczęszcza kilkuset ich pracowników uczonych przez kilkudziesięciu lektorów. Żadnych drogich technologii typu Microsoft czy Lotus. I koniecznie w internecie. Bo kursy są prowadzone w różnych miastach, tam gdzie znajdują się klienci a każdy lektor-instruktor musi mieć dostęp do systemu o dowolnej porze dnia.
A poza tym:

• Firma musi mieć dostęp do informacji o kursach oraz studentach, ich postępie w nauce.
• Lektor musi mieć dostęp do kursów które prowadzi, do tych na których ma zastępstwo, do studentów, sprawdzić listy obecności na poszczególnych zajęciach, wygenerować dziennik oraz sprawdzić obecność. Musi też wiedzieć ile zajęć zrealizował, gdzie one się będą odbywały oraz ile otrzyma za to pieniędzy.
• Firma szkoleniowa, szkoła językowa – musi mieć możliwość administracji kursami, klientami, lektorami, studentami, musi mieć możliwość zakładania, edycji, przypisywania i usuwania danych. Musi też mieć narzędzia raportujące oraz wiedzieć ile komu ma zapłacić.

Czego nie potrzebowałem? Elearningu.

Nie potrzebowałem platformy e-learningowej. Czyli:

• Kompleksowego, skomplikowanego, modularnego, supertrudnego systemu do wszystkiego.
• Systemu e-learningowego w którym nacisk kładzie się na organizację zajęć, materiały do lekcji – SCORM, testy, egzaminy. Innymi słowy do projektowania i wykonywania lekcji przez internet.
• Forum dla użytkowników systemu, systemu wiki, czatu itp.
• Logowania dla studentów – progres ich nauki ma widzieć ich szef a nie oni. Ale w przyszłości, kto wie…

Najlepszy Learning Management System – Poszukiwania

W internecie znalazłem masę systemów elearningowych i LMS. Niestety takich które bez solidnej modyfikacji (niekiedy pluginami, niekiedy kodem pisanym od podstaw) nie spełniały moich oczekiwań. Mogłem w nich zarządzać setkami klas, zajęć, studentów, prowadzić FAQ, fora dyskusyjne, używać API z różnych flickrów, google, facebooków itp. Ale nie każdy miał możliwość dodania lektora/nauczyciela prowadzącego, nie mówiąc o jego rozliczeniu. Czy o tym że ktoś inny miał oglądać postępy swoich pracowników-uczniów. Takich oczekiwań nie spełnił Moodle, Claroline, eFront, Ilias, OLAT (Java), ani dokeos. Płatnych nie brałem pod uwagę choć te którym się przyglądałem były albo bardzo drogie, albo były elementem jakiegoś większego systemu albo nie pracowały w określonym przeze mnie środowisku (PHP, MySQL).

Niestety, większość z tego typu systemów wymagała mnóstwa modyfikacji. Albo była ogromnie rozbudowana. Głównie przez to że choć posiadały role studenta, lektora i administratora to żaden z nich nie miał roli „firmy” czyli jakby administratora z mniejszymi uprawnieniami. Oraz czegoś na wzór listy płac – żebym wiedział ile komu i za co. Wszystkie ładnie wyglądały ale dla moich celów były zupełnie bezużyteczne.

Zarządzanie szkoleniami dla firm – Program dla szkoły językowej

Napisałem swój LMS. Zajęło mi to trochę czasu ale na szczęście nie pisałem go z głowy ale dokładnie pod potrzeby takiej właśnie firmy. I tak powstał System OBsługi Szkoleń – SOBS. Zanim ujrzał światło dzienne dojrzewał i był testowany przez użytkowników na każdym poziomie – lektorów, firmy-klientów oraz przez samą szkołę. Więc co dostaje w nim:

Firma
po zalogowaniu widzi w raportach swoje kursy, ich czas trwania, pracowników, ich postępy, frekwencje (eksport do Excela) oraz ankiety (pdf) wypełniane przez lektorów na temat studentów oraz zestawienia kursów indywidualnych i grupowych i rozliczenia jednostek (zajęć, godzin).

Lektor
Widzi ostatnie 12 miesięcy swojej pracy, ilość kursów w każdym miesiącu, dla kogo się odbyły, do każdego z nich może dodawać zajęcia – o ile już nie są zamknięte i rozliczone, za ile zajęć należy mu się wynagrodzenie, może wydrukować dziennik – listę obecności (pdf), zobaczyć zajęcia które nie z jego winy odbyły się za późno lub zostały odwołane, wpisać co zrealizował na zajęciach, dodać listę obecności, ile czasu trwały, oraz zatwierdzić je do rozliczenia. Ponadto każdemu ze swoich słuchaczy może wystawić ankietę oceniającą pod koniec semestru/kursu.

Administrator
Może wszystko co Firma i Lektor, ponadto konfiguruje system, dodaje użytkowników, kursy, przypisuje studentów do kursów a kursy do firm i lektorów, ustawia zastępstwa, może generować zestawienia frekwencji, jakości pracy lektorów, oraz widzi ile każdemu z nich powinien zapłacić.

Czy ten mój LMS w ogóle działa?

System SOBS obsługuje w tym momencie ponad 1000 studentów z 15 firm kształconych przez 70 lektorów/instruktorów na 200 kursach w któych znajduje się kilka tysięcy lekcji. Cała baza obsługuje ponad 175 tysięcy rekordów. Działa bezawaryjnie i nieprzerwanie od stycznia 2006 roku.

LMS – Oszczędności? Nowe możliwości!

SOBS na początku miał jedynie oszczędzić pracy i pieniędzy. Jak w przykładzie z początku wpisu – miał oszczędzić czasu i pieniędzy właścicielowi który musiał zatrudniać coraz więcej osób do obsługi szkoleń dla firm po to żeby „synchronizowały” wszystkie latające Excele między firmami, centralą a lektorami. Z czasem zauważyłem że to SOBS sprawia że jednoczesna obsługa 20 i więcej firm jest w ogóle możliwa. Więc w tym momencie jest elementem przewagi konkurencyjnej. W tradycyjny sposób, nawet z wykorzystaniem Excela nie dałoby się jednocześnie zarządzać taką ilością danych codziennie modyfikowanych, dodawanych i usuwanych.

Dzisiaj firma która go posiada może skupić się wyłącznie na swojej ofercie i jej sprzedaży nie przejmując się organizacyjną kwestią związaną z administracją kursami. Wszystko ogarnia jedna osoba z sekretariatu. Zamiast kilku wcześniej które gubiły się w wersjach plików przesyłanych od lektorów do księgowości a z księgowości do firm.

Czy jest DEMO?

Jest :) Przetestuj program dla szkoły językowej tak jak tylko chcesz. Dane do logowania jako administrator, firma albo wykładowca/lektor znajdziesz na stronie demo. Możesz zalogować się na dowolne dane które znajdziesz w systemie – oczywiście wszystkie dane są absolutnie fikcyjne. Możesz tam robić co tylko chcesz – baza jest odbudowywana kilka razy w tygodniu. Albo na życzenie – po prostu napisz do mnie i za kilka minut będziesz mieć system do testów.

Chcę taki mieć! Co jeszcze on umie?

Umie całkiem sporo. Jeżeli masz jakieś dodatkowe oczekiwania to bez problemu wykonam takie modyfikacje systemu żeby spełniły twoje wymagania. Przetestuj DEMO a później – czekam na Twojego maila. Albo komentarz poniżej. Jeżeli chodzi o cenę – jest uzależniona od ilości użytkowników systemu. I jest bardzo atrakcyjna. Oczywiście podpisujemy umowę i otrzymujesz fakturę VAT.